Zeitmangel und Frustration in der Personalverwaltung? Ein großer Anteil Ihrer Arbeitszeit fließt in das Suchen und Verwalten von Papierdokumenten – ein Problem, das vermeidbar ist. Manuelle Prozesse binden Ihre wertvollsten Ressourcen und lassen wenig Raum für strategische Aufgaben. Dokumentenchaos und eingeschränkter Zugriff verhindern nicht nur effizientes Arbeiten, sondern belasten Ihre gesamte Organisation – vor allem in hybriden Arbeitsmodellen.
Zusätzlich macht der wachsende Druck, Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten einzuhalten, die Arbeit oft unnötig kompliziert.
Die Folge: Eingeschränkte Zusammenarbeit, mühsame Fristeneinhaltung und ein permanentes Gefühl, in Verzug zu geraten. Doch das muss nicht sein. Mit der digitalen Personalakte werden diese Herausforderungen zu Chancen.
Organisieren Sie Ihre HR-Prozesse neu – effizient, flexibel und compliant.
Zeit sparen, Menschen fördern. Ihre digitale Lösung wartet auf Sie!
Das sind die 7 wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte:
- Zentrale digitale Stammdatenverwaltung und Dokumentenablage: Statt Dokumentenchaos finden Sie alle Daten und Unterlagen Ihrer Mitarbeiter an einem zentralen Ort – strukturiert und durchsuchbar.
Stammdaten werden automatisiert aus Ihrem HR-System (z.B. Sage HR oder DATEV) übernommen. Die automatisierte Übernahme der Stammdaten in Formulare und Dokumente verhindert sicher fehleranfällige manuelle Doppeleingaben. - Sofort auskunftsfähig: Dank digitaler Ablage und intuitiver Suchfunktionen ist jedes Dokument – ob Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen und vieles mehr – sofort auffindbar und Sie haben alle benötigten Daten und Informationen in Sekundenschnelle zur Hand.
- Höchster Datenschutzstandard: Durch die strikte Einhaltung der DSGVO-Standards sind Ihre sensiblen Personaldaten jederzeit geschützt. Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen werden eingehalten.
- Kosten senken: Der Wegfall physischer Akten und die Einführung digitaler Dokumentenverwaltung reduzieren Druck-, Versand- und Archivierungskosten. Ihre Prozesse werden schlanker und effizienter.
- Routineaufgaben automatisieren: Mithilfe automatisierter Workflows werden Routineaufgaben wie Abwesenheits- und Reisekostenmanagement deutlich schneller erledigt. Sie gewinnen Zeit für strategische Kernaufgaben.
- Termine und Fristen immer im Blick: Automatische Benachrichtigungen und Statusinformationen stellen sicher, dass Sie keinen Termin vergessen und Fristen sicher einhalten – z.B. bei der Überwachung von Vertragsfristen oder bei der jährlichen Führerscheinkontrolle.
- Nachhaltigkeit fördern: Reduzierter Papierverbrauch trägt zu einer umweltfreundlicheren und ressourcenschonenden Unternehmensführung bei.
Durch die digitale Personalakte werden Ihre HR-Prozesse einfacher und effizienter
Vom Recruiting über das Onboarding bis hin zu Feedbackgesprächen – komplexe Prozesse erfordern ein effizientes Zeit- und Ressourcenmanagement. Mit der digitalen Personalakte verwandeln Sie ineffiziente Strukturen in ein geordnetes, schlankes System, das Raum für das Wesentliche schafft: Ihre Mitarbeiter.
Die digitale Personalakte: Ihre zentrale Lösung für produktives HR-Management
Sammeln Sie Gehaltsabrechnungen, Lebensläufe, Zertifikate und mehr in einer übersichtlichen, durchsuchbaren Ablage. Die digitale Personalakte sorgt für Sicherheit und Effizienz und ermöglicht es Ihnen, Prozesse wie Freigaben und Beurteilungen nahtlos als digitale Workflows einzubinden.
Abwesenheiten? Alles im Blick
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Urlaub und Arbeitszeitausgleich eigenständig zu beantragen oder Krankmeldungen einzureichen. Behalten Sie stets den Überblick über alle Abwesenheitszeiten.
Fristenmanagement: Einfach, effizient, automatisiert
Qualifikationen, auslaufende Zertifikate, Jubiläen – Fristen, die leicht übersehen werden können. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie rechtzeitig handeln.
DSGVO: Sicherheit als Standard
Personaldaten sind sensibel. Die digitale Personalakte bietet Datenschutz auf höchstem Niveau. Zugriffsrechte werden präzise gesteuert, Änderungen revisionssicher protokolliert. So bleiben sensible Daten geschützt – jederzeit rechtssicher, jederzeit transparent.
Recruiting: Vereinfachen Sie Ihre Auswahlprozesse
Die sichere Ablage und Weiterleitung von Bewerbungsunterlagen, lange Feedbackschleifen und die Terminfindung für Absprachen können herausfordernd sein. Die digitale Personalakte bündelt die nötigen Informationen an einem Ort. Organisieren Sie Stellenausschreibungen und eingehende Bewerbungen effizient. Workflows automatisieren Feedbackprozesse und sorgen dafür, dass keine Information verloren geht – präzise und schnell.
Ein zentraler Talentpool – jederzeit griffbereit
Qualifizierte Kandidaten, die heute nicht zum Unternehmen passen, könnten morgen die perfekte Wahl sein. Sammeln Sie relevante Unterlagen in einem klar strukturierten Archiv. Dank smarter Verschlagwortung und leistungsstarker Suchfunktionen finden Sie den richtigen Lebenslauf in Sekundenschnelle.
Onboarding leicht gemacht
Ein strukturierter Einstieg erleichtert den ersten Arbeitstag neuer Mitarbeitender. Mit digitalen Workflows gewährleisten Sie, dass Arbeitsmittel und Zugänge startklar sind. Kein hektisches Nachfragen – stattdessen ein reibungsloser Start.
Gezieltes Feedback, präzise Beurteilungen
Durch digitale Workflows erstellen Sie strukturierte Beurteilungen und Interviews, dokumentieren Fortschritte und haben jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen.
Professionelles Offboarding
Automatisierte Prozesse decken jeden Schritt ab – von der Rückgabe von Arbeitsmitteln bis zur Datenarchivierung und ermöglichen einen strukturierten Austritt.
Einfach. Sicher. Zukunftsorientiert.
Die digitale Personalakte legt den Grundstein für eine effizientere und zukunftsorientierte HR-Abteilung.
Digitale Personalakte – Funktionen und Leistungen
Emerion bietet mittelständischen Unternehmen passgenaue Lösungen – flexibel gestaltet durch frei kombinierbare Module, die sich Ihren Anforderungen anpassen.
Kernfunktionen
- DSGVO-konformes digitales Archiv für die Ablage von Personaldaten und -dokumenten
- Personalaktenimport
- Klare Strukturierung von Daten und Dokumenten
- Individuelle Ablage- und Ordnerstrukturen
- Einfache und schnelle Suche
- Ortsunabhängiger Zugriff
- Dokumentenimport direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach
- Automatischer Import von Gehaltsabrechnungen aus Ihrem Lohnprogramm
- DSGVO-konforme Zugriffsrechte / rollenbasierte Berechtigungen
- Automatische Erinnerungen und Wiedervorlage
- Versionierung und Änderungsprotokoll
- Schnittstellen zu anderen HR-Systemen
Digitale Workflows
- Führerscheinkontrolle
- Urlaubsbeantragung
- Reisekostenantrag
- Zeugnis- und Zertifikatskontrolle
- Digitale Bewerberakte
- Bewerberauswahlprozess
- On- und Offboardingprozesse
- Mitarbeitergespräche und Protokollierungen
Emerion: Ihr verlässlicher Partner
Emerion unterstützt Sie bei der Umstellung auf die digitale Personalakte. Gemeinsam mit unseren Partnern DocuWare und JobRouter bieten wir maßgeschneiderte Lösungen, die Ihre HR-Prozesse optimieren und sicherstellen, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Papierakte. Sie speichert alle wichtigen Dokumente und Informationen eines Mitarbeiters, wie den Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Beurteilungen, Gehaltsabrechnungen und Fortbildungsnachweise. Damit können Personalabteilungen schnell auf die Daten zugreifen und Abläufe vereinfachen.
Können Papierakten in die digitale Personalakte umgewandelt werden?
Ja, Papierakten können in eine digitale Personalakte umgewandelt werden. Sie werden zunächst gescannt und in digitale Formate umgewandelt. Die digitalisierten Dokumente werden dann automatisch importiert und indexiert. Nach der Indexierung werden die Dokumente im entsprechenden Archiv abgelegt. Dieser Prozess sorgt für eine schnelle und effiziente Verarbeitung von großen Mengen an Dokumenten, die ursprünglich in Papierform vorlagen.
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
In eine digitale Personalakte kommen alle wichtigen Dokumente zum Arbeitsverhältnis, wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Bewerbungsunterlagen und Gehaltsabrechnungen.
Wie wird die Datensicherheit bei der digitalen Personalakte gewährleistet?
In der digitalen Personalakte werden sensible Personaldaten DSGVO-konform und revisionssicher gespeichert. Die Datensicherheit wird durch Verschlüsselung und den Zugang nur für berechtigte Personen gewährleistet.