Digitale Buchhaltung für den Mittelstand

Überblick

Digitales Finanz- und Rechnungswesen

Weniger abtippen, suchen und nachfragen

Digitale Abläufe entlasten Ihr Team dort, wo es manuell Daten überträgt, Belege sucht oder nach Freigaben fragt. Zwei Systeme arbeiten dafür zusammen: In Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software buchen Sie, gleichen Zahlungen ab und werten Kosten aus. Eine DMS- und ECM-Software liest Rechnungen aus, archiviert sie revisionssicher und steuert die Freigaben.

Freigaben: Eingangsrechnungen ab einer Betragsgrenze mehrstufig freigeben
Zahlungen: Kontoumsätze automatisch abrufen und mit den offenen Posten abgleichen
Steuerkanzlei: Buchungsdaten im DATEV-Format übergeben

Rechnungen nur einmal erfassen

Ihre Software liest die Rechnungsdaten aus und übergibt sie nach der Freigabe automatisch an die Buchhaltung. Eine zweite Erfassung ist nicht mehr nötig.

Sie sehen, was noch offen ist

Ihre DMS- und ECM-Software erinnert an offene Freigaben, damit Sie vor Ablauf der Skontofrist zahlen. Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software zeigt offene Posten und Fälligkeiten.

Bereit für die E-Rechnungspflicht

Ihre Software liest und erstellt E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ab 2027 wird der Versand schrittweise Pflicht.

Belege revisionssicher, Daten für die Steuerkanzlei bereit

Ihre Belege liegen revisionssicher im digitalen Archiv. Ihre Steuerkanzlei bekommt die Buchungsdaten im DATEV-Format und Zugriff auf Ihre Belege.

Vom Rechnungseingang bis zum Jahresabschluss

Davon profitiert Ihr Finanz- und Rechnungswesen

Eingangsrechnungen auslesen und freigeben

Ob PDF oder E-Rechnung: Ihre DMS- und ECM-Software holt Eingangsrechnungen aus Ihrem Postfach. Aus PDF-Rechnungen liest sie Kreditor, Rechnungsnummer und Betrag mit KI aus, aus E-Rechnungen übernimmt sie die Daten der Datei. Sie prüfen die Werte nur noch. Die Software erkennt doppelte Rechnungen und prüft Pflichtangaben, bei E-Rechnungen auch Format- und Geschäftsregeln.

Sie legen einmal fest, wer sachlich und rechnerisch prüft und wer ab welcher Betragsgrenze freigibt. Danach erhalten die Zuständigen die Rechnungen automatisch zur Freigabe.

Freigabefristen, Erinnerungen und Vertretungsregeln festlegen
Rechnungen auch unterwegs in der App freigeben
Offene Freigaben sehen und den Zahllauf in Ihrer Buchhaltungssoftware mit den freigegebenen Rechnungen planen

Belege buchen und revisionssicher archivieren

Nach der Freigabe übergibt Ihre DMS- und ECM-Software die Rechnung mit den ausgelesenen Daten an Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software. Außerdem archiviert sie den Beleg revisionssicher. Mit einer Schnittstelle zwischen beiden Systemen öffnen Sie den Beleg aus der Buchung heraus.

Freigegebene Rechnungen vorkontiert, mit Splitbuchung oder als Buchungsstapel übernehmen
Buchungsdaten an DATEV übergeben, wenn Ihre Buchhaltung mit DATEV arbeitet
Aufbewahrungsfristen je Dokumentart festlegen
In der Historie sehen, wer ein Dokument wann geändert hat

Zahlungen abgleichen und Liquidität im Blick behalten

Niemand muss mehr Kontoauszüge einlesen. Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software ruft die Umsätze Ihrer Geschäftskonten ab und gleicht passende Zahlungen automatisch mit den offenen Posten ab. Dabei berücksichtigt sie auch Skonto. Sie bearbeiten nur noch die Zahlungen, zu denen die Software keinen offenen Posten findet.

Überweisungen und Lastschriften im SEPA-Format an die Bank übermitteln
Fällige Rechnungen und Skontotermine sehen
Die Stände Ihrer Geschäftskonten sehen

Monats- und Jahresabschluss vorbereiten

Wo Ihr Team bucht, werten Sie auch aus: Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software zeigt Kosten und Erlöse nach Kostenstellen und Kostenträgern. Die Zusammenstellung in Excel entfällt. In der ERP-Software planen Sie außerdem Budgets.

Schon beim Erfassen in der ERP-Software sehen, wenn eine Buchung das Budget überschreitet
Kennzahlen und Finanzberichte wie die BWA auswerten

Monats- und Jahresabschluss vorbereiten

Sobald eine Freigabefrist abläuft, markiert Ihre DMS- und ECM-Software die Rechnung als überfällig. So sehen Sie überfällige Freigaben schon vor dem Monatswechsel. In Ihrer Buchhaltungssoftware erstellen und prüfen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung. Danach übermitteln Sie die Voranmeldung per ELSTER an das Finanzamt.

Abschreibungen automatisch berechnen und den Anlagenspiegel erstellen
Den Monatsabschluss in Ihrer Buchhaltungssoftware nach einer Checkliste mit Zuständigkeiten und Fristen abarbeiten
Den neuen Monat buchen, während der alte noch offen ist
Abschlussbuchungen Ihrer Steuerkanzlei im DATEV-Format einlesen
Zum Jahresende EÜR oder Bilanz erstellen, für die E-Bilanz eine Zusatzlösung nutzen

Reisekosten fertig geprüft und zugeordnet

Sie sammeln keine Abrechnungsformulare mehr ein.

Ihre Mitarbeitenden erfassen Reisen und Belege per App oder im Mitarbeiterportal der HR-Software, Papierformulare entfallen. Die Software rechnet nach den steuerlichen Regeln und Ihren eigenen Reiserichtlinien ab, die Führungskraft gibt die Abrechnung digital frei. Für die Buchhaltung sind die Kosten bereits Kostenstellen und Kostenträgern zugeordnet. Sie zahlen die Erstattung mit der Lohnabrechnung oder per Überweisung aus.

Lösungen für Personal und HR ansehen

DALL·E 2023-11-20 16.04.47 - Create a hero image for a landing page. The background should feature a gradient from #302683 (deep blue) to #a6177c (vibrant pink). In the lower part-1

Beratung, Software und Betrieb

Ihr Finanz- und Rechnungswesen mit Emerion digitalisieren

ERP-Software

Ihre Buchhaltung arbeitet mit denselben Daten wie Einkauf, Lager und Verkauf.

ERP-Software ansehen

Buchhaltungssoftware

Ihre Buchhaltungssoftware gleicht Kontoumsätze automatisch mit den offenen Posten ab. In derselben Software erstellen Sie Mahnungen in mehreren Stufen und übergeben Daten im DATEV-Format.

Buchhaltungssoftware ansehen

DMS- und ECM-Systeme

Sie finden Belege und Verträge per Suche wieder. Ihre DMS- und ECM-Software archiviert sie revisionssicher und erinnert an offene Freigaben.

DMS- und ECM-Systeme ansehen

Managed IT Services

Wir betreiben Ihre Software in unserem deutschen Rechenzentrum.

Managed IT Services ansehen

Warum Emerion

Emerion: Strategie, Software und Betrieb aus einer Hand

Seit mehr als 30 Jahren bringen wir den Mittelstand digital voran. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Ihre Digitalisierungsstrategie und führen die passende Lösung ein. Wo der Standard nicht ausreicht, entwickeln wir eigene Erweiterungen. Und wenn Sie möchten, übernehmen wir auch den Betrieb Ihrer IT.

Größter Sage-Partner und Nr. 1 DocuWare-Partner im DACH-Raum
Eigenes Entwicklerteam für Schnittstellen und Branchenlösungen
Persönliche Beratung durch Experten mit Branchenerfahrung
Hosting im ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland

Mehr über Emerion erfahren

Erfolgsgeschichte

Pro Auftrag bis zu 30 Minuten mehr für den Kundenservice

Überschrift anpassen

[Kundenname fehlt], ein Betrieb für Kälte- und Klimatechnik, wollte Kundenanfragen schneller beantworten und Angebote und Lieferscheine digital erstellen. Seit die Monteure ihre Aufträge mit Sage 50 Handwerk und der mobilen App bearbeiten, bleibt mehr Zeit für die Kunden.

„Wir haben pro Auftrag eine Zeitersparnis von bis zu einer halben Stunde, die wir jetzt für den Kundenservice übrighaben.“

Alle Referenzen ansehen

Weitere Lösungen

Passend zu Ihrem Finanz- und Rechnungswesen

Einkauf und Beschaffung

Mit einer Schnittstelle zur ERP-Software gleicht Ihre DMS- und ECM-Software Rechnungen mit Bestellung und Wareneingang ab, bevor Ihre Buchhaltung bucht.

Lösungen für Einkauf und Beschaffung ansehen

Vertrieb

Vom Angebot über den Auftrag zur Ausgangsrechnung, ohne zweite Erfassung.

Lösungen für den Vertrieb ansehen

Personal und HR

Löhne und Gehälter abrechnen, Reisekosten erstatten und die Lohndaten an die Buchhaltung übergeben.

Lösungen für Personal und HR ansehen

Geschäftsführung

Umsatz, Kosten und offene Forderungen je Bereich vergleichen, ohne auf den Monatsbericht zu warten.

Lösungen für die Geschäftsführung ansehen

FAQ

Fragen zur digitalen Buchhaltung

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Software, in der mehrere Abteilungen mit denselben Daten arbeiten, etwa Einkauf, Lager und Vertrieb. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ihre Buchhaltung bucht zum Beispiel Rechnungen aus Einkauf und Verkauf, ohne die Daten neu einzugeben.

Was ist ein DMS- und ECM-System?

Ein DMS- und ECM-System ist eine Software, in der Sie Dokumente digital ablegen, wiederfinden und per Workflow freigeben. DMS steht für Dokumentenmanagement-System, ECM für Enterprise Content Management, den Oberbegriff, zu dem das DMS gehört. In der Buchhaltung liest die Software zum Beispiel Eingangsrechnungen aus und steuert ihre Freigabe.

Was kostet eine digitale Buchhaltung?

Die Kosten hängen davon ab, womit Sie heute arbeiten und womit Sie beginnen. Sie können zum Beispiel mit dem Rechnungseingang starten und weitere Abläufe später ergänzen. Ihre DMS- und ECM-Software übergibt die Rechnungen dann über eine Schnittstelle an Ihre Buchhaltung. Im Erstgespräch besprechen wir Software und Vorgehen und schicken Ihnen danach ein Angebot.

Wie übernehmen wir unsere Finanzdaten in ein neues System?

Vor dem Start legen Sie mit uns fest, welche Daten wir übernehmen, zum Beispiel Kunden, Lieferanten und Sachkonten. Dabei klären wir auch, ob wir offene Posten übernehmen.

Ist eine digitale Buchhaltung GoBD-konform?

Das hängt von Software und Verfahren ab. Eine DMS- und ECM-Software archiviert Ihre Belege revisionssicher. Mit Ihrer Steuerkanzlei stimmen Sie die Verfahrensdokumentation ab.

Können wir mit dem Rechnungseingang beginnen?

Ja. Zum Beispiel führen Sie zuerst Rechnungseingang und Freigabe ein. Weitere Dokumentarten oder Abteilungen ergänzen Sie später.

Digitale Buchhaltung für den Mittelstand Ihr Finanz- und Rechnungswesen bereit für 2027