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DocuWare – DMS- und ECM-Software für den Mittelstand

KI-gestütztes Dokumentenmanagement für Ihr ganzes Unternehmen

Effizientes Dokumentenmanagement leicht gemacht: DocuWare liest Dokumente automatisch aus, archiviert revisionssicher und steuert Ihre Workflows digital.

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Softwarebox DocuWare mit DocuWare- und Emerion-Logo
Siegel Hosting made in Germany mit Deutschlandkarte
TERRA CLOUD Premium Partner Siegel
DocuWare Diamond Club Member 2026 Auszeichnung
DocuWare Customer Service Champion 2026 Auszeichnung
Siegel GoBD-konform
Siegel DSGVO-konform
Überblick

Was ist DocuWare?

DocuWare ist eine DMS- und ECM-Software, mit der Sie alle Unternehmensdokumente – wie Rechnungen, Verträge und Personalakten – digital und revisionssicher verwalten.

  • Automatisierte Ablage: DocuWare liest wichtige Daten automatisch aus und archiviert Ihre Dokumente revisionssicher.

  • Effiziente Workflows: Sie definieren feste digitale Prozesse für die Prüfung und Freigabe.

  • Nahtlose Integration: Freigegebene Daten werden direkt an Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software (z. B. DATEV oder Sage 100) übergeben.

  • Maximale Flexibilität: Nutzen Sie die Software flexibel als Cloud-Lösung oder auf Ihren eigenen Servern (On-Premises).

Funktionen

So profitiert Ihr Team von DocuWare

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Dokumente erfassen und mit KI auslesen

DocuWare übernimmt Dokumente aus verschiedenen Quellen und legt sie im passenden Archiv ab. KI-basiertes Intelligent Indexing liest dabei Angaben wie Rechnungsnummer, Vertragsnummer oder Personalnummer als Indexbegriffe aus.

  • E-Mails mit Anhängen aus Ihren Postfächern
  • Ablage aus Outlook und Microsoft Teams
  • Import vom Scanner, aus überwachten Ordnern und per Druckbefehl aus jeder Anwendung
  • Webformulare mit Pflichtfeldern und Datei-Uploads, die nach dem Absenden den passenden Workflow starten
  • Dokumente und Fotos aus der DocuWare App für iOS und Android
  • Auslesen von Positionen, Tabellen und Handschrift mit DocuWare IDP (Intelligent Document Processing)
Demo anfragen

KI erfasst Ihre Rechnungsdaten

DocuWare erkennt auf der Eingangsrechnung Kreditor, Betrag und Rechnungsdatum. Ihr Team bestätigt, statt abzutippen.

DocuWare archiviert Ihre Belege GoBD-konform

Jeder Beleg ist bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vor Manipulation geschützt. Dabei bleibt jede Änderung und jeder Zugriff nachvollziehbar, auch für die Betriebsprüfung.

Ihr Team findet jedes Dokument in Sekunden

Ein Suchbegriff genügt, etwa eine Kundennummer, ein Kreditorenname oder ein Wort aus dem Text. Aus Ihrer Buchhaltungssoftware öffnen Sie die Rechnung zur Buchung mit einem Klick.

Ihr Team klärt nur noch die Abweichungen

DocuWare vergleicht Rechnung, Bestellung und Wareneingang bis auf jede Position. Bei einer Abweichung benachrichtigt DocuWare die zuständige Person.

Sie zahlen vor Ablauf der Skontofrist

Die zuständige Person bekommt eine Erinnerung an jede offene Freigabe. Bei Abwesenheit gibt die Vertretung die Rechnung frei.

Ihre Buchhaltung erfasst keine Rechnung zweimal

Schnittstellen verbinden DocuWare mit Ihrem Buchhaltungs- und ERP-System. So bucht Ihre Buchhaltung mit den Daten aus DocuWare, ohne sie neu einzugeben.

Einsatzbereiche

Diese Funktionen bringt DocuWare für Ihren Fachbereich mit

Finanz- und Rechnungswesen

Rechnungseingang & 3-Wege-Abgleich

DocuWare liest Ihre Eingangsrechnungen aus und gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab. Danach leitet DocuWare jede Rechnung nach Ihren Regeln zur Freigabe weiter. Ihre Buchhaltungssoftware übernimmt die freigegebenen Rechnungen mit den ausgelesenen Daten.

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Personalabteilung

Digitale Personalakte

Jede Personalakte enthält Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Entgeltabrechnungen und Schulungsnachweise. Nur berechtigte Personen sehen die Akte. Ihre Mitarbeitenden öffnen ihre eigenen Dokumente über einen geschützten Link.

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Verwaltung und Backoffice

Digitale Vertragsakte

Ihr Team legt Verträge nach einheitlichen Kriterien wie Vertragsart und Laufzeit ab und findet Klauseln über die Volltextsuche. DocuWare erinnert die Zuständigen vor Kündigungs- und Verlängerungsfristen.

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Einkauf und Beschaffung

Bestellanforderung und Freigabe

Die Fachbereiche erfassen ihren Bedarf in einem Formular. DocuWare leitet die Bestellanforderung zur ein- oder mehrstufigen Freigabe weiter, zum Beispiel ab einer Betragsgrenze.

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DocuWare Pakete

Welches Paket passt zu Ihrem Unternehmen?

DocuWare Cloud gibt es in vier Paketen, die sich in der Zahl der Benutzerlizenzen und im Speicher unterscheiden. Bei Bedarf erweitern Sie beides. Auf eigenen Servern starten Sie mit einer Serverlizenz und ergänzen die Module, die Sie brauchen. Zusatzdienste wie DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) sind in beiden Fällen zubuchbar. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Funktionen je Paket.

  • enthalten
  • zubuchbar
  • nicht im Paket
DocuWare Cloud 4DocuWare Cloud 15DocuWare Cloud 40DocuWare Cloud 100Eigene Server

Benutzerlizenzen

4

15

40

100

nach Bedarf

Speicher

20 GB

50 GB

500 GB

1.000 GB

auf Ihren Servern

Archiv, Volltextsuche, Versionen und Rechte

Connect to Mail und DocuWare Forms

Connect to Outlook und Connect to Teams

Erfassen per Scan, Import und Druckbefehl

Intelligent Indexing

Datenabgleich mit ERP- und CRM-Software

Workflow Manager mit Aufgabenlisten, Benachrichtigungen und Wiedervorlage

E-Rechnungen auslesen und lesbar anzeigen

Validierung von E-Rechnungen gegen Format- und Geschäftsregeln

mit Connect to Mail

Smart Connect

DocuWare App

Signature Service (Zertifikate zusätzlich)

DocuWare Intelligent Document Processing (IDP)

E-Invoicing Service mit Peppol

Schnittstellen zu Sage 100, DATEV, ADDISON und SAP S/4HANA
Angebot anfordernAngebot anfordernAngebot anfordernAngebot anfordernAngebot anfordern
Betrieb

DocuWare flexibel betreiben

DocuWare Cloud

DocuWare betreibt die Cloud für Sie und spielt die Updates ein. Ihre Dokumente liegen dabei in Rechenzentren der EU und sind mehrfach gesichert.

Beratung buchen

DocuWare im Rechenzentrum von Emerion

Wir betreiben DocuWare für Sie in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Ihre Daten bleiben in Deutschland. Ihre IT braucht dafür keine eigenen Server

Hosting anfragen

DocuWare auf Ihrem eigenen Server

Ihre IT betreibt DocuWare auf Ihren Servern, mit Microsoft SQL oder MySQL als Datenbank. Dazu gehören auch Updates und Datensicherung. Auf Wunsch übernimmt unser IT-Team diese Aufgaben

Managed IT Services ansehen
Erfolgsgeschichte

Pro Auftrag bis zu 30 Minuten mehr für den Kundenservice

Überschrift anpassen

[Kundenname fehlt], ein Betrieb für Kälte- und Klimatechnik, wollte Kundenanfragen schneller beantworten und Angebote und Lieferscheine digital erstellen. Seit die Monteure ihre Aufträge mit Sage 50 Handwerk und der mobilen App bearbeiten, bleibt mehr Zeit für die Kunden.

„Wir haben pro Auftrag eine Zeitersparnis von bis zu einer halben Stunde, die wir jetzt für den Kundenservice übrighaben.“

Alle Referenzen ansehen
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Warum Emerion

Emerion: Strategie, Software und Betrieb aus einer Hand

Seit mehr als 30 Jahren bringen wir den Mittelstand digital voran. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Ihre Digitalisierungsstrategie und führen die passende Lösung ein. Wo der Standard nicht ausreicht, entwickeln wir eigene Erweiterungen. Und wenn Sie möchten, übernehmen wir auch den Betrieb Ihrer IT.

  • Größter Sage-Partner und Nr. 1 DocuWare-Partner im DACH-Raum
  • Eigenes Entwicklerteam für Schnittstellen und Branchenlösungen
  • Persönliche Beratung durch Experten mit Branchenerfahrung
  • Hosting im ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
Mehr über Emerion erfahren
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FAQ

Häufige Fragen zu DocuWare

Was kostet DocuWare?

Die Kosten richten sich nach der Betriebsform, der Zahl der Benutzerlizenzen, dem Speicher und den Zusatzdiensten, zum Beispiel DocuWare IDP. In DocuWare Cloud bestimmen Benutzerlizenzen und Speicher den Preis, nicht die Funktionen. Im Angebot weisen wir Lizenzen, Zusatzdienste und Einführung getrennt aus.

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare?

Entscheidend für die Dauer ist, wie viele Dokumentarten, Freigabestufen und Schnittstellen wir einrichten. Den genauen Zeitplan erhalten Sie nach dem ersten Workshop.

Können wir unser bisheriges Archiv übernehmen?

Ja. DocuWare Import übernimmt Dateien aus Verzeichnissen, die Sie angeben. Aus DATEV DMS classic lassen sich die Dokumente mit ihren Indexdaten übernehmen. Vorab legen wir mit Ihnen fest, welche Bestände ins neue Archiv gehören.

Wir haben schon eine ERP-Software. Wozu brauchen wir DocuWare?

DocuWare archiviert alle Dokumente Ihres Unternehmens, auch Verträge und Personalakten, und steuert die Freigaben. Ihre ERP-Software verwaltet Aufträge und Buchungen. Über eine Schnittstelle bekommt die ERP-Software die Buchungsdaten jeder freigegebenen Rechnung.

Welche DocuWare Sage Schnittstelle gibt es?

Wir verbinden Sage 100 und DocuWare über die Schnittstelle Sage2DocuWare, von Sage zertifiziert. Mit Sage2DocuWare archiviert DocuWare die Belege aus Sage 100. Das Sage Rechnungswesen übernimmt danach die freigegebenen Rechnungen mit ihrer Kontierung.

Wie arbeitet DocuWare mit DATEV zusammen?

Für DATEV gibt es zwei Schnittstellen von DocuWare. Connect to DATEV Rechnungswesen übergibt Buchungsstapel und ist von DATEV geprüft und freigegeben. Connect to DATEV Unternehmen online übergibt Belege mit Buchungsdaten. Beide brauchen einen Windows-Server in Ihrem Unternehmen, auch bei DocuWare Cloud.

DocuWare Cloud oder eigene Server: Was passt zu uns?

DocuWare Cloud passt, wenn der Hersteller den Betrieb übernehmen soll. Eigene Server sind die richtige Wahl, wenn Ihre IT DocuWare selbst betreiben will. In unserem Rechenzentrum übernehmen wir den Betrieb für Sie. Bisher gibt es den KI-Assistenten DocuWare Aura nur in DocuWare Cloud.

Wo liegen unsere Daten in DocuWare Cloud?

Bei Unternehmen in Deutschland liegen die Daten in der EU, in Rechenzentren auf der Plattform Microsoft Azure. DocuWare spiegelt die Daten dreifach und speichert die Dokumente zusätzlich an einem zweiten Standort in derselben Region. 

Ist DocuWare GoBD-konform?

Ja. DocuWare archiviert Ihre Belege revisionssicher bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Bei der Einführung richten wir Aufbewahrungsfristen und Berechtigungen mit Ihnen ein.

Ist DocuWare DSGVO-konform?

Mit DocuWare können Sie Daten und Dokumente DSGVO-konform aufbewahren und verarbeiten. Rollen und Rechte legen fest, wer welche Dokumente sieht.

Kann DocuWare E-Rechnungen empfangen und prüfen?

Ja. DocuWare empfängt XRechnung, ZUGFeRD und weitere Formate aus Ihrem E-Mail-Postfach. Beim Eingang validiert DocuWare jede E-Rechnung gegen Format- und Geschäftsregeln.

Welche KI-Funktionen hat DocuWare?

Intelligent Indexing erkennt die Indexbegriffe eines Dokuments und schlägt sie vor. Der Zusatzdienst DocuWare IDP erkennt die Dokumentart und liest festgelegte Felder ohne vorheriges Training aus. In DocuWare Cloud beantwortet der KI-Assistent DocuWare Aura außerdem Fragen zu Ihren Dokumenten und beachtet dabei die Zugriffsrechte.

Erstgespräch

Sprechen Sie mit unseren DocuWare Experten

Persönliche Beratung – unverbindlich, 30 Minuten

  • Sie schildern uns, welche Dokumente bei Ihnen eingehen und wer sie freigibt.
  • Wir prüfen, wie DocuWare zu Ihren Abläufen und Ihrer Software passt.
  • Sie erhalten eine Empfehlung und auf Wunsch ein Angebot.
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