HR-Prozesse digitalisieren Weniger Verwaltung. Mehr Zeit für Ihre Mitarbeitenden.

Sie sehen in Ihrer HR-Software, welche Bewertung noch offen ist, und antworten den Bewerbenden früher. Die Software legt jede Bewerbung in einer digitalen Bewerberakte ab, in der auch die Führungskraft ihre Bewertung abgibt. Außerdem veröffentlichen Sie aus der Software Stellenanzeigen auf Ihrer Karriereseite und in Jobportalen.

• Für jeden Schritt Zuständige, Termine und Erinnerungen hinterlegen
• Nach der Zusage die Personalstammdaten in die Personalabrechnung übernehmen
• In Ihrer HR-Software für Bewerberdaten eine Löschfrist festlegen
• Bewerbungen alternativ über einen separaten Workflow in Ihrer DMS- und ECM-Software bearbeiten

Für den Eintritt legen Sie in Ihrer HR-Software Vorlagen an, zum Beispiel je Abteilung oder Tätigkeit. Darin hinterlegen Sie, wer welche Aufgabe bis wann erledigt. Bei jedem Eintritt legt die Software die Aufgaben aus der Vorlage an, die Sie dem Eintritt zuordnen.

• In Ihrer HR-Software sehen, wie weit jeder Eintritt ist
• Für überfällige Aufgaben in Ihrer HR-Software eine Eskalation hinterlegen
• Aufgaben für IT und Fachbereiche auch über einen separaten Workflow in Ihrer DMS- und ECM-Software verteilen
• Für den Austritt Aufgaben mit Zuständigkeit anlegen

Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Entgeltabrechnungen liegen gemeinsam in der digitalen Personalakte. Sie verwalten die Akte in Ihrer HR-Software oder in Ihrer DMS- und ECM-Software. Die digitale Personalakte Ihrer HR-Software unterstützt Sie außerdem dabei, die ab dem 1. Januar 2027 geltenden Anforderungen zur elektronischen Führung und Bereitstellung relevanter Entgeltunterlagen umzusetzen.

• Über Rollen und Rechte steuern, wer welche Dokumente sieht, und einzelne Dokumente befristet freigeben
• Mitarbeitende und Führungskräfte Dokumente selbst hochladen lassen
• Berichte zum Monatswechsel automatisch in der Akte ablegen lassen
• Zugriffe auf die Personalakte von Ihrer DMS- und ECM-Software protokollieren lassen
• Aufbewahrungsfristen je Dokumentart in der DMS- und ECM-Software festlegen

Ihre Mitarbeitenden beantragen Urlaub im Mitarbeiterportal Ihrer HR-Software, auch in der App. Dabei sehen sie ihr aktuelles Urlaubskonto. Die Führungskraft genehmigt den Antrag im selben System.

• Genehmigungswege und Vertretungen für Urlaubsanträge einrichten
• Im Teamkalender sehen, wer wann abwesend ist
• Neben Urlaub auch Krankheitstage und weitere Fehlzeiten erfassen
• Abwesenheitsberichte je Person und Team erstellen

Am Terminal, im Mitarbeiterportal Ihrer HR-Software oder in der App erfassen Mitarbeitende Kommen und Gehen. Die Führungskraft gibt Korrekturen auf dem festgelegten Genehmigungsweg frei. Die Software verwaltet die Zeitkonten und zeigt Über- und Unterstunden.

• Freigegebene Zeiten automatisch in eine angebundene Personalabrechnung übernehmen lassen
• Arbeitszeiten auch im Homeoffice erfassen
• Ausgewählte Personen per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn ein Zeitkonto einen Grenzwert überschreitet
• Zeiten aus einem vorhandenen Zeiterfassungssystem über eine Schnittstelle in die Personalabrechnung einlesen
• Genehmigte Stunden in einem Sammelbericht für eine externe Lohnbuchhaltung zusammenfassen

Mit einer Personalabrechnung in Ihrer HR-Software rechnen Sie selbst ab, auch Sonderfälle wie Kurzarbeit oder Pfändungen. Vor dem Abschluss prüfen Sie die Abrechnung in einem Prüflauf. Danach erstellt die Software die gesetzlichen Meldungen und versendet sie elektronisch.

• Entgeltabrechnungen im Mitarbeiterportal bereitstellen
• Frühere Abrechnungen jeder Person aufrufen
• Die Lohndaten für Ihre Buchhaltung exportieren, auch im DATEV-Format
• Belege für Reisekosten im Mitarbeiterportal oder per App einreichen und von der Führungskraft genehmigen lassen
• Reisekosten nach den steuerlichen Regeln und Ihren eigenen Richtlinien abrechnen und mit der Entgeltabrechnung auszahlen