Einkauf digitalisieren im Mittelstand / Emerion

Überblick

Einkauf und Beschaffung digital steuern

Bezahlen Sie nur, was wirklich bestellt und geliefert wurde?

Durch die Digitalisierung Ihres Einkaufs optimieren Sie Ihre Prozesse und sichern Budgets verlässlich ab.

Das Zusammenspiel zweier Systeme macht es möglich:

Das ERP-System (Planung & Termine): Automatische Vorschläge für Bestellmengen (nach Meldebestand oder Reichweite) und fortlaufende Überwachung aller Liefertermine.

Das DMS-/ECM-System (Freigabe & Archiv): Digitale Bestellanforderungen, automatisierter 3-Wege-Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang sowie revisionssichere Archivierung in der digitalen Einkaufsakte.

Sie bestellen nach Bestand und Bedarf, ohne Excel-Liste

Ihr ERP-System schlägt automatisch vor, welche Artikel Sie nachbestellen müssen. Sie prüfen die Vorschläge und lösen die Bestellung mit wenigen Klicks aus.

Sie bestimmen, wer wann freigibt

Sie legen fest, wer eine Bestellanforderung ab welchem Betrag freigibt. Ihre Software warnt schon bei der Erfassung, wenn eine Bestellung das Budget überschreitet.

Sie sehen, welche Lieferung sich verspätet

Ihre Software überwacht die Liefertermine und zeigt, welche Lieferungen sich verspäten. So fragen Sie gezielt beim Lieferanten nach.

Sie bezahlen, was bestellt und geliefert wurde

Ihre Software gleicht Rechnungen mit Bestellung und Lieferschein ab. Ihr Team klärt nur noch die Abweichungen.

Vom Bedarf bis zur Rechnung

Davon profitiert Ihr Einkauf

B3-2-1_bedarf-und-bestellvorschlaege (AI involved)

Bestellvorschläge prüfen und Bestellungen anlegen

Ihre ERP-Software schlägt vor, welche Artikel Sie in welcher Menge nachbestellen. Sie prüfen die Vorschläge und legen daraus die Bestellungen an, ohne Mengen in einer Excel-Liste zu rechnen.

Bestellvorschläge nach Meldebestand oder Reichweite erstellen
Kundenaufträge und offene Bestellungen im Bedarfslauf einrechnen
Lieferzeit und Preise des Lieferanten in die Bestellung übernehmen
Mit einer Absatzplanung Bestellvorschläge aus geplanten Absatzmengen ableiten

Bestellanforderungen per Formular stellen und freigeben

Die Fachbereiche stellen Bestellanforderungen im Formular Ihrer DMS- und ECM-Software, auch auf dem Smartphone. Die Software leitet jede Anforderung an die Zuständigen weiter, ab einer Betragsgrenze auch an die nächste Freigabestufe. Ihr Einkauf sieht, welche Anforderung noch offen ist, und legt freigegebene Anforderungen als Bestellung in der ERP-Software an.

Pflichtfelder wie Kostenstelle, Projekt und Lieferant festlegen
Freigabestufen nach Betragsgrenze einrichten
Erinnerungen bei Fristablauf und Vertretungen festlegen
Anforderungen unterwegs per App freigeben
In der Historie nachsehen, wer freigegeben hat

Liefertermine überwachen und Verzug erkennen

Sie erfassen zu jeder Bestellung in der ERP-Software die Lieferbestätigung des Lieferanten. Die Software zeigt dann, welche Bestellungen überfällig sind.

Sehen, welche Bestellungen geliefert sind, sobald das Lager den Wareneingang gebucht hat
Bestellungen mit Lieferverzug auswerten
Budgetüberschreitung schon beim Erfassen der Bestellung sehen, offene Bestellungen eingerechnet

Rechnungen im 3-Wege-Abgleich prüfen

Ihre DMS- und ECM-Software gleicht Rechnungen über eine Schnittstelle zur ERP-Software mit Bestellung und Wareneingang ab, Position für Position. Wenn alles übereinstimmt, ist für die Rechnung keine weitere Freigabe nötig. Bei Abweichungen in Menge oder Preis benachrichtigt die Software die zuständige Person. So klärt Ihr Team nur diese Rechnungen.

E-Rechnungen im selben Ablauf mit Bestellung und Wareneingang abgleichen
Festlegen, wer bei einer Abweichung benachrichtigt wird
Abweichungen in Menge oder Preis vor der Freigabe klären

B3-2-5_lieferantenbewertung-und-vertraege

Lieferanten nach Liefertreue bewerten

Ihre ERP-Software wertet die Liefertreue jedes Lieferanten aus. Im Lieferantengespräch nennen Sie diese Werte. Ihre DMS- und ECM-Software archiviert außerdem Bestellung, Lieferschein und Rechnung revisionssicher zum Vorgang, sodass Sie bei einer Rückfrage alle Belege in einer Akte öffnen.

Umsätze je Lieferant auswerten, zum Beispiel als ABC-Analyse
Neue Lieferanten über ein Registrierungsformular erfassen
Kündigungsfristen von Lieferantenverträgen mit Erinnerung überwachen
Belege über eine Schnittstelle aus der ERP-Software heraus öffnen

Beratung, Software und Betrieb

Ihren Einkauf mit Emerion digitalisieren

ERP-Software

Ihr Einkauf disponiert, bestellt und überwacht Liefertermine in derselben Software wie Lager, Fertigung und Vertrieb.

ERP-Software ansehen

DMS- und ECM-Systeme

Ihre DMS- und ECM-Software steuert die Freigabe der Bestellanforderungen und legt jede Bestellung mit Lieferschein und Rechnung in einer Akte ab.

DMS- und ECM-Systeme ansehen

Schnittstelle ERP und DMS

Eine Schnittstelle verbindet Ihre ERP-Software mit Ihrer DMS- und ECM-Software. Damit gleicht die DMS- und ECM-Software Rechnungen mit Bestellung und Wareneingang ab. Sie öffnen die Belege aus der ERP-Software heraus.

Schnittstelle anfragen

Managed IT Services

Wir betreiben Ihre Software in unserem deutschen Rechenzentrum.

Managed IT Services ansehen

Warum Emerion

Emerion: Strategie, Software und Betrieb aus einer Hand

Seit mehr als 30 Jahren bringen wir den Mittelstand digital voran. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Ihre Digitalisierungsstrategie und führen die passende Lösung ein. Wo der Standard nicht ausreicht, entwickeln wir eigene Erweiterungen. Und wenn Sie möchten, übernehmen wir auch den Betrieb Ihrer IT.

Größter Sage-Partner und Nr. 1 DocuWare-Partner im DACH-Raum
Eigenes Entwicklerteam für Schnittstellen und Branchenlösungen
Persönliche Beratung durch Experten mit Branchenerfahrung
Hosting im ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland

Mehr über Emerion erfahren

Erfolgsgeschichte

Pro Auftrag bis zu 30 Minuten mehr für den Kundenservice

Überschrift anpassen

[Kundenname fehlt], ein Betrieb für Kälte- und Klimatechnik, wollte Kundenanfragen schneller beantworten und Angebote und Lieferscheine digital erstellen. Seit die Monteure ihre Aufträge mit Sage 50 Handwerk und der mobilen App bearbeiten, bleibt mehr Zeit für die Kunden.

„Wir haben pro Auftrag eine Zeitersparnis von bis zu einer halben Stunde, die wir jetzt für den Kundenservice übrighaben.“

Alle Referenzen ansehen

Weitere Lösungen

Passend zu Ihrem Einkauf

Lager und Logistik

Ihr Lager den Wareneingang zur Bestellung bucht, sieht Ihr Einkauf, was geliefert ist

Lösungen für Lager und Logistik ansehen

Produktion und Fertigung

Ihre Fertigung plant den Materialbedarf der Fertigungsaufträge in derselben ERP-Software, in der Ihr Einkauf bestellt.

Lösungen für Produktion und Fertigung ansehen

Vertrieb

Ihre ERP-Software rechnet die Kundenaufträge Ihres Vertriebs in die Bestellvorschläge ein.

Lösungen für den Vertrieb ansehen

Finanz- und Rechnungswesen

Ihre Buchhaltungssoftware übernimmt die freigegebene Lieferantenrechnung über eine Schnittstelle und zeigt die Skontotermine

Lösungen für das Finanz- und Rechnungswesen ansehen

FAQ

Fragen zum digitalen Einkauf

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Software, in der mehrere Abteilungen mit denselben Daten arbeiten, etwa Einkauf, Lager und Vertrieb. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Für Ihren Einkauf schlägt das ERP-System zum Beispiel Bestellungen vor und rechnet dabei Bestände und offene Kundenaufträge ein.

Was ist ein DMS- und ECM-System?

Ein DMS- und ECM-System ist eine Software, in der Sie Dokumente digital ablegen, wiederfinden und per Workflow freigeben. DMS steht für Dokumentenmanagement-System, ECM für Enterprise Content Management, den Oberbegriff, zu dem das DMS gehört. Im Einkauf steuert die Software zum Beispiel die Freigabe von Bestellanforderungen.

Können Mitarbeitende ohne Zugang zum ERP-System Bestellanforderungen stellen?

Ja. Die Fachbereiche öffnen das Formular der DMS- und ECM-Software über einen Link im Browser, auch auf dem Smartphone. Wer zum Beispiel neue Sicherheitsschuhe für die Werkstatt braucht, trägt Bedarf, Kostenstelle und Lieferant ein und schickt die Anforderung ab.

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht zu Bestellung oder Lieferung passt?

Ihre DMS- und ECM-Software benachrichtigt die Person, die Sie für die Klärung festgelegt haben. Diese Person sieht die Abweichung vor der Freigabe. Für den Abgleich liefert Ihre ERP-Software Bestell- und Wareneingangsdaten über eine Schnittstelle.

Was kostet es, unseren Einkauf zu digitalisieren?

Das hängt davon ab, womit Sie heute arbeiten und womit Sie beginnen. Sie können zum Beispiel mit der Freigabe von Bestellanforderungen starten und weitere Abläufe später ergänzen. Im Erstgespräch besprechen wir Software und Vorgehen und schicken Ihnen danach ein Angebot.

Einkauf digitalisieren Wie viel Excel steckt noch in Ihrem Einkauf?

Einkauf und Beschaffung digital steuern

Bezahlen Sie nur, was wirklich bestellt und geliefert wurde?

Sie bestellen nach Bestand und Bedarf, ohne Excel-Liste

Sie bestimmen, wer wann freigibt

Sie sehen, welche Lieferung sich verspätet

Sie bezahlen, was bestellt und geliefert wurde

Davon profitiert Ihr Einkauf

Bestellvorschläge prüfen und Bestellungen anlegen

Bestellanforderungen per Formular stellen und freigeben

Liefertermine überwachen und Verzug erkennen

Rechnungen im 3-Wege-Abgleich prüfen

Lieferanten nach Liefertreue bewerten

Teaser

Überschrift anpassen

Ihren Einkauf mit Emerion digitalisieren

ERP-Software

DMS- und ECM-Systeme

Schnittstelle ERP und DMS

Managed IT Services

Emerion: Strategie, Software und Betrieb aus einer Hand

30+

+9.500

335

35

Pro Auftrag bis zu 30 Minuten mehr für den Kundenservice

Überschrift anpassen

Passend zu Ihrem Einkauf

Lager und Logistik

Produktion und Fertigung

Vertrieb

Finanz- und Rechnungswesen

Fragen zum digitalen Einkauf

Was ist ein ERP-System?

Was ist ein DMS- und ECM-System?

Können Mitarbeitende ohne Zugang zum ERP-System Bestellanforderungen stellen?

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht zu Bestellung oder Lieferung passt?

Was kostet es, unseren Einkauf zu digitalisieren?

Sprechen Sie mit unseren Experten