Büro und Verwaltung digitalisieren im Mittelstand

Überblick

Büro & Verwaltung digitalisieren

Jede Akte komplett, jede Frist im Blick

Sie finden alle Dokumente eines Vorgangs in einer Akte und sehen, bei wem ein Antrag gerade liegt. So kann Ihr Team auch bei Urlaub oder Krankheit weiterarbeiten, und Fristen laufen nicht unbemerkt ab. Dafür nutzen Sie eine DMS- und ECM-Software.

Posteingang: Gescannte Post und E-Mails erfassen und der zuständigen Person zuordnen.
Freigaben: Anträge per Formular stellen und digital freigeben.
Verträge: Laufzeiten und Kündigungsfristen mit Wiedervorlage überwachen

Auch Ihre Vertretung findet die Unterlagen

Verträge, Schreiben, E-Mails und Anlagen eines Vorgangs liegen in einer gemeinsamen Akte. Dokumente finden Sie auch über die Volltextsuche.

Sie entscheiden rechtzeitig über jeden Vertrag

Vor Kündigungs- und Verlängerungsfristen erinnert Ihre Software die Zuständigen. Sie holen neue Angebote ein, solange Sie noch kündigen können.

Sie wissen, wer welche Post bearbeitet

Ihre Software verteilt E-Mails aus dem Sammelpostfach nach Ihren Regeln, zum Beispiel nach Absender oder Betreff, an die zuständige Person. Fragt ein Lieferant nach, sehen Sie, wer sein Schreiben bearbeitet.

Alle Abteilungen bewahren nach denselben Regeln auf

Sie hinterlegen die Aufbewahrungsfrist je Dokumentart und legen fest, wer Dokumente löschen darf. Bis zum Ablauf der Frist archiviert Ihre Software die Dokumente revisionssicher.

Von der Eingangspost bis zum Archiv

Davon profitiert Ihre Verwaltung

Post und E-Mails digital verteilen

Ihre DMS- und ECM-Software übernimmt die E-Mails aus dem Sammelpostfach und gibt sie nach Ihren Regeln an die Zuständigen weiter. Beim Scannen legen Sie jeden Brief in den Posteingang der zuständigen Person. So findet jede Person ihre Post im eigenen Posteingang.

Vorgeschlagene Indexbegriffe beim Ablegen bestätigen oder korrigieren, damit die Software aus Ihren Korrekturen lernt
Bei E-Mails wahlweise nur den Anhang ablegen
Festlegen, dass bei Abwesenheit die Vertretung die Aufgaben im Workflow übernimmt

Dokumente in digitalen Akten ablegen

Wenn die Geschäftsführung nach dem unterschriebenen Mietvertrag für die Büroräume fragt, öffnen Sie die Akte des Vorgangs und arbeiten mit der neuesten Version. In Ihrer DMS- und ECM-Software legen Sie Verträge, Schreiben und Anlagen eines Vorgangs in einer digitalen Akte ab. Die Software speichert jede Änderung als neue Version.

Dokumente über Indexbegriffe wie die Vertragsnummer oder über die Volltextsuche finden
In der Historie sehen, wer welche Version angelegt hat
Über Rollen festlegen, wer welche Akte sehen darf
Mit einem KI-Assistenten in der Cloud Fragen zu Ihren Dokumenten stellen

Anträge digital stellen und freigeben

Jeder Antrag enthält alle Pflichtangaben, weil die Teams ihn über ein Formular mit Pflichtfeldern in Ihrer DMS- und ECM-Software stellen. Mit dem ausgefüllten Formular startet die Software den Workflow und schickt den Antrag an die zuständige Leitung. So beantragen die Teams zum Beispiel Schulungen oder die Nutzung eines Firmenfahrzeugs.

Das Formular über einen Link öffnen, auch auf dem Smartphone
Sehen, welcher Schritt offen ist und bei wem der Antrag liegt
Für jeden Schritt eine Frist mit Erinnerung festlegen
Eine Vertretung festlegen, die bei Abwesenheit den Antrag erhält
Nachvollziehen, wer einen Antrag wann freigegeben hat

Verträge digital verwalten und Fristen einhalten

Ihre Verwaltung erfasst zu jedem Vertrag in der DMS- und ECM-Software Laufzeit, Kündigungsfrist und die zuständige Person. Vor Ablauf der Frist erinnert die Software die Zuständigen. So kündigen Sie zum Beispiel einen Wartungsvertrag, bevor die Frist abläuft.

Den Termin der Wiedervorlage festlegen und bestimmen, wer die Erinnerung erhält
Bestehende Verträge per Scan, Upload oder aus dem E-Mail-Postfach aufnehmen
Neue Verträge im Workflow prüfen und genehmigen
Mit einer elektronischen Signatur Verträge in der Software unterschreiben

Dokumente revisionssicher archivieren

Für jede Dokumentart legen Sie in Ihrer DMS- und ECM-Software eine Aufbewahrungsfrist fest. Bis zum Ende dieser Frist finden Sie die Dokumente revisionssicher im Archiv. Danach löschen Sie die Dokumente nach Ihren Regeln.

Jeden Zugriff und jeden Schritt im Workflow im Protokoll nachvollziehen
E-Mails samt Anhang im selben Archiv ablegen

Beratung, Software und Betrieb

Büro & Verwaltung mit Emerion digitalisieren

DMS- und ECM-Systeme

Ihre Verwaltung legt Post, Verträge und Anträge in digitalen Akten ab. Die DMS- und ECM-Software steuert Freigaben und erinnert an Fristen.

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Schnittstelle ERP und DMS

Mit einer Schnittstelle öffnen Sie die Dokumente zu einem Vorgang aus Ihrer ERP-Software heraus. Ihre DMS- und ECM-Software archiviert dann auch die Belege der ERP-Software.

Schnittstelle anfragen

HR-Software

Im Teamkalender Ihrer HR-Software sehen Sie, wer nicht im Büro ist. Die Software verwaltet Urlaub, Abwesenheiten und Personalakten.

HR-Software ansehen

Managed IT Services

Wenn Sie keine eigenen Server betreuen möchten, betreiben wir Ihre DMS- und ECM-Software in unserem Rechenzentrum in Deutschland.

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Warum Emerion

Emerion: Strategie, Software und Betrieb aus einer Hand

Seit mehr als 30 Jahren bringen wir den Mittelstand digital voran. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Ihre Digitalisierungsstrategie und führen die passende Lösung ein. Wo der Standard nicht ausreicht, entwickeln wir eigene Erweiterungen. Und wenn Sie möchten, übernehmen wir auch den Betrieb Ihrer IT.

Größter Sage-Partner und Nr. 1 DocuWare-Partner im DACH-Raum
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Ihre Geschäftsführung gibt Rechnungen auch unterwegs in der App frei. Im Dashboard sieht sie den Stand der Buchungen.

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FAQ

Fragen zum digitalen Büro

Wie lösen wir unsere Papierablage ab?

Schritt für Schritt. Ab einem Stichtag scannt Ihre Verwaltung jeden neuen Brief und legt ihn in der DMS- und ECM-Software ab. Die Software übernimmt auch die Dateien aus Verzeichnissen, die Sie angeben, und vergibt dabei Indexbegriffe. Im Erstgespräch prüfen wir, welche dieser Funktionen Ihre Software schon hat und was Sie ergänzen.

Wie halten wir Aufbewahrungsfristen digital ein?

Sie hinterlegen die Fristen je Dokumentart in der DMS- und ECM-Software, zum Beispiel für Verträge eine andere als für allgemeine Korrespondenz. Mit Ihrer Steuerkanzlei klären Sie, welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten.

Läuft die Software in der Cloud oder auf eigenen Servern?

Sie wählen zwischen drei Wegen. In der Cloud übernimmt der Hersteller Betrieb, Updates und Datensicherung. Auf eigenen Servern betreibt Ihre IT die Software. Alternativ betreiben wir sie in unserem Rechenzentrum in Deutschland.

Was kostet es, unser Büro zu digitalisieren?

Das hängt davon ab, womit Sie heute arbeiten und womit Sie beginnen. Sie können zum Beispiel mit der Vertragsverwaltung oder mit Anträgen im Formular starten und weitere Abläufe später ergänzen. Im Erstgespräch besprechen wir Software und Vorgehen und schicken Ihnen danach ein Angebot.

Was ist ein DMS- und ECM-System?

Ein DMS- und ECM-System ist eine Software, in der Sie Dokumente digital ablegen, wiederfinden und per Workflow freigeben. DMS steht für Dokumentenmanagement-System, ECM für Enterprise Content Management, den Oberbegriff, zu dem das DMS gehört. In der Verwaltung steuert die Software zum Beispiel die Freigabe von Anträgen.

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