Digitale Beschaffung mit JobRouter und DocuWare: Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH
Die Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH betreibt an zwei Standorten in Aachen Werkstätten für Menschen mit Behinderung. Rund 270 Fachkräfte bieten dort mehr als 850 Menschen einen Arbeitsplatz. Seit über 50 Jahren ist die Lebenshilfe Dienstleister für die regionale Wirtschaft.
Mit der WEKO | Software Partners Group hat das Unternehmen Bestellwesen, Rechnungsprüfung und Vertragsmanagement auf JobRouter und DocuWare umgestellt.
Ausgangssituation
Bestellungen auf Papier, Rechnungen in Schubladen
Viele Abteilungen bestellen selbst, vom täglichen Bedarf bis zu regelmäßigen und größeren Posten. Die Freigabe war aufwendig und lief auf Papier, einen einheitlichen Ablauf gab es nicht.
Die Folgen: Verzögerungen, kein Überblick über offene Bestellungen und die zugehörigen Rechnungen, mühsame Abgleiche. Manche Rechnung ging in einer Schublade verloren.
Die Ziele: eine zentral erfasste Bestellung mit gestufter Freigabe, eine Rechnungsprüfung mit Zugriff auf alle Belege und ein Vertragsmanagement mit klaren Zuständigkeiten und Fristerinnerung.
Lösung und Ergebnis
Ein Prozess von der Bestellung bis zur Buchung
Basis ist ein revisionssicheres DocuWare-Archiv, auf dem JobRouter die Abläufe steuert. Die WEKO analysierte zunächst den Weg von der Bestellung bis zur Verbuchung, legte Stammdaten, Kostenstellen, Genehmigungsstufen und Rollen an und modellierte die Workflows samt DATEV-Export. Nach Testphase, Schulung und Feinabstimmung folgte die stufenweise Einführung.
- Bestellwesen: Mitarbeitende erfassen Bestellungen in JobRouter. Wer freigeben muss, ergibt sich aus Kostenstelle, Bestellwert und Budget. Ein Dashboard zeigt den Stand jeder Bestellung.
- Rechnungsprüfung: Bestellschein, Lieferschein und Rechnung liegen revisionssicher in DocuWare, offene Freigaben sind jederzeit sichtbar. JobRouter erzeugt die Buchungssätze inklusive Kostenstellensplitt und übergibt sie nach der Freigabe an DATEV. Gebucht wird per Knopfdruck.
- Vertragsmanagement: Verträge und Zuständigkeiten sind zentral hinterlegt, JobRouter erinnert an Fristen und Laufzeiten. Aktive und inaktive Verträge sowie Lieferantenkosten lassen sich jederzeit abrufen.
Vorher
- Bestellung und Freigabe auf Papier
- Kein Überblick über Bestellungen, Status und Rechnungen
- Verlorene Rechnungen, mühsame Abgleiche
- Vertragsfristen und Zuständigkeiten nicht zentral erfasst
Nachher
- Einheitlicher Bestellprozess: Die Freigabe richtet sich nach Kostenstelle, Bestellwert und Budget.
- Bestellstatus jederzeit sichtbar: Ein Dashboard zeigt offene Bestellungen und Freigaben.
- Kein Belegverlust: Alle Belege liegen revisionssicher in DocuWare.
- Buchung per Knopfdruck: Buchungssätze mit Kostenstellensplitt gehen direkt an DATEV.
- Fristen im Blick: JobRouter erinnert an Vertragsfristen und Laufzeiten.
- Kürzere Durchlaufzeiten: Papierverbrauch, Kosten und Verwaltungsaufwand sinken.
Die Durchlaufzeiten sind kürzer, Belege gehen nicht mehr verloren. Papierverbrauch, Kosten und Verwaltungsaufwand sinken.
„Die enorme Zeitersparnis und Übersichtlichkeit ist für uns sehr bemerkenswert. Wir sind mit dem Ablauf sehr zufrieden.“
Anni Lürkens
Geschäftsleitung / Prokuristin, Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH